Styrelsens arbetsordning

Arbetordningen för år 2021 har antagits av styrelsen 2020-12-11.

Denna arbetsordning för år 2021, som upprättats av styrelsen för Tanums Hamnar AB har antagits 2020-12-11, § 80 av bolagets styrelse. Arbetsordningen utgör ett komplement till aktiebolagslagen 8 kap § 6 och kommunallagens bestämmelser, bolagsordningen, KF § 7, 2014-02-14, KS 2013/0639-978. och av kommunfullmäktige/ägarna utfärdade ägardirektiv, KF § 5 2014-02-17, KS 2013/0637-978.
Ägardirektiv är antagna av bolagets årsstämma:
En översyn av arbetsordningen skall ske årligen och antas på nytt, eller när styrelsen finner översynen påkallad. Arbetsordningen skall genom styrelseordförandes försorg delges varje styrelseledamot och suppleant, bolagets verkställande direktör och revisorerna.

1. Styrelsen
Styrelsen svarar för bolagets organisation och den övergripande förvaltningen av bolagets angelägenheter. Uppgiften innefattar beslut i frågor vilka enligt ABL ankommer på styrelsen samt i övrigt beslut i frågor av strategisk och ekonomisk betydelse av större vikt.
Verkställande direktören handlägger den löpande förvaltningen.
Styrelsen i ett aktiebolag, dess kompetens och skyldigheter regleras för närvarande i 8 kap. § 4 aktiebolagslagen.

2. Styrelsens presidier (ordförande, vice ordförande)
Presidiet är styrelsens beredningsgrupp i ärenden av den karaktär som är av betydelse för bolagets utveckling och organisation. Presidiet tillsammans med VD bereder underlag samt genomför förhandlingar. Presidiets förslag till förhandlingsunderlag skall presenteras för styrelsen innan äskande av förändrad avgiftsnivå överlämnas till motpart i förhandlingarna.
Ordförande och vd kan med kort varsel sammankalla presidiet för frågor och beslut av akut karaktär och som inte kan vänta tills hela styrelsen sammankallats, dock skall detta tas upp vid nästkommande styrelsemöte för information och beslut. Presidiet beslutar om ärenden skall överlämnas för ställningstagande.

3. Sammanträden
Styrelsen skall hålla 5 - 7 sammanträden per kalenderår. Vid behov skall extra sammanträden hållas för särskilda frågor. Ledamot eller ersättare som inte avser att medverka vid sammanträdet skall meddela Tanums Hamnar AB expedition samt kalla in ersättare till sammanträdet.

4. Ärende vid sammansträden
Vid varje ordinarie möte bör följande ärenden tas upp:
• Protokoll från föregående möte, val av justeringsman och godkännande av dagordning.
• Information från verkställande direktör
• Tertialrapport efter 1:a tertialet och delårsrapport efter 2:a tertialet.
• Verksamhetsgenomgång
• Aktuella personalfrågor

I förekommande fall skall följande ärenden tas upp:
• Väsentliga förändringar i förutsättningarna för verksamheten
• Affärsplan för kommande period och direktiv för den ekonomiska planen
• Upptagande av ytterligare lån, ställande av säkerhet eller nya borgensåtaganden.

Vid konstituerande möte bör följande ärenden behandlas:
• Utse firmatecknare
• Utse arbetsutskott och dess arbetsordning och uppgift
• Fullmakt att företräda Tanums Hamnar AB i tingsrätt eller annan rättsinstans

5. Underlag för styrelsearbetet
• Styrelsematerialet/underlaget skall distribueras till ledamöterna senast en vecka före styrelsemötet. En helg skall finnas mellan utsändningsdagen och sammanträdet.
• I ärenden som avses bli föremål för beslut skall styrelsen ha fått ett väl täckande skriftligt underlag i förväg. Dokumentationen skall inledas med en sammanfattning som innefattar ett rekommenderande beslut.
• Information till styrelsen kan meddelas i alla former och vid vilka tidpunkter som helst. Dock är inte huvudsyftet med just styrelsemötet att det skall användas för informationsöverföring. I möjligaste mån skall därför informationen ske skriftligen. Styrelsemötena skall främst användas för diskussion och beslut.

6. Föredragningar
• Alla föredragningar skall utgå från att utsänt material är inläst. Däremot är det den föredragandes uppgift att fästa uppmärksamheten på speciella viktiga aspekter och därvid använda den muntliga presentationens fördelar (inklusive bildmaterial) för att förtydliga budskapet.
• Den föredragande skall vara närvarande för att svara på frågor och delta i diskussionen, men skall i övrigt inte delta i styrelsemötet.
• Verkställande direktören skall i förväg ha kommit överens med den föredragande om den tid som står till förfogande inom ramen av den totalplanering av mötet som åligger ordförande och verkställande direktören.

7. Ekonomisk uppföljning

• Basen för den ekonomiska informationen till styrelsen är fullständiga bokslut med operativ resultaträkning och balansräkning, dels i form av det årliga bokslutet samt delårsrapport (vars periodicitet anpassas till koncernen ), samt befintlig löpande redovisning/rapporter.

8. Protokoll
Styrelsemötena skall refereras i protokoll som:
• kortfattat återger diskussionen under mötet
• refererar eventuella alternativ för beslut
• anger kriterier för beslut
• formulera beslutet inkl. ev. reservation
Protokollet skall nå styrelseledamöterna inom tre veckor efter mötet. Till protokollet fogas även dokumentation som kan ha relevans för information och beslut vid mötet.

9. Förberedelser och genomförande
• Det åligger ordförande och verkställande direktören att planera styrelsearbetet totalt, jämte varje enskilt möte, så att det blir möjligt att genomföra detta på ett tidsmässigt effektivt sätt, med en rimlig avvägning av fri diskussion.
• En årsmötesplan skall tas fram. Den kan även visa vilka frågor som skall bli föremål för speciell behandling vid olika mötestillfällen.
• Vid varje möte skall verkställande direktören ges möjlighet att lämna en kort, allmän information om den pågående verksamheten.

10. Ordförandes uppgifter
Det åligger styrelsens ordförande att:
• Att genomföra löneförhandling med verkställande direktören inför nästkommande årsskifte och informera styrelsen
• Genom kontakter med verkställande direktören följa bolagets utveckling
• Tillse att styrelsens ledamöter, genom VD:s försorg, fortlöpande får den information som behövs för att kunna följa bolagets ställning, ekonomiska planering och utveckling
• Samråda med verkställande direktören i strategiska frågor
• Svara för kallelse till och dagordning för styrelsemöte samt vara ordförande på dessa
• Tillse att handläggningen av ärenden inte sker i strid med bestämmelserna i gällande föreskrifter, t.ex. i aktiebolagslagen, kommunallagen, allbolagen, jordabalken och bolagsordningen.

11. VD-Instruktion
Verkställande direktören skall under styrelsen sköta den löpande förvaltningen av bolaget enligt de riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar samt i vad som framgår av aktiebolagslagen 8 kap § 29 och annan lagstiftning mm. Det åligger vidare VD att sörja för att bolagets bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt samt att bevaka att den inom bolaget bedrivna verksamheten är förenlig med bolagsordningen. Uppgiften innefattar rätt att besluta i alla frågor rörande bolagets angelägenheter, vilka enligt ovan inte ankommer på styrelsen med nedan angivna undantag.• VD skall fatta beslut i förvaltningsfråga som annars ankommer på styrelsen om styrelsens beslut ej kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för bolaget. Om det är möjligt skall beslut föregås av samråd med styrelsens ordförande. Styrelsen skall då det är möjligt snarast underrättas om åtgärden.

• VD får på uppdrag av styrelsen, under perioden 2021-01-01 till och med 2021-12-31, för bolagets räkning omsätta befintliga lån, dvs låna upp det belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under nämnda period. Vid varje tillfälle skall detta rapporteras till styrelsen vid nästkommande styrelsemöte.
• VD får inte träffa avtal om köp och försäljning av fast egendom eller av bolag eller rörelse. VD får inte heller ta ut pantbrev.
• VD får inte heller uppta annat än mindre rörelsekrediter och inte uppta ytterligare långfristiga lån, ställa pant eller utge ansvarsförbindelser.
• VD får inte förändra (minska eller utöka) ordinarie personalorganisation inom företaget utan att först informera ordförande.
• VD får inte inleda processer av stor omfattning utan styrelsens medgivande.
• VD beslutar om utlämnande/inte utlämnande av allmän handling.

Sekretess
All information som lämnas till styrelsens ledamöter av Tanums Hamnar AB, skall behandlas som strikt konfidentiellt och får icke avslöjas för tredje person före offentliggörandet av Tanums Hamnar AB i därför fastställd ordning.

Information
Bolagets externa information handläggs av VD och/eller styrelsens ordförande.
Ledamot eller ersättare som blir kontaktad ang. extern information bör omgående informera ordförande resp. vd om detta för att undvika missförstånd i kommande hanteringen.

Planen följer arbetsordningen för styrelsen, enligt pkt 8. Förberedelser och genomförande.

12. Årsmötesplan 2021
Styrelsen skall hålla fem (5) - sju (7) sammanträden per kalenderår. Vid behov skall extra sammanträden hållas för särskilda frågor. Årsstämman genomförs efter första tertialrapporten samt då ägardirektiv föreligger till antagande. Extra stämma genomförs då särskild händelse eller ärende av särskild vikt föreligger.

19 februari 2021 Ordinarie styrelsemöte, avstämning internkontrollplan samt Uppföljning affärsplan 2020 samt ny internkontrollplan för 2021.

12 mars 2021 Vid behov ordinarie styrelsemöte, annars fastställande av årsredovisning för år 2020 via telefonmöte eller mail.

24 mars 2021 Årsstämma.

23 april 2021 Ordinarie styrelsemöte, uppföljning kvartal 1, 2021.

18 juni 2021 Ordinarie styrelsemöte, uppföljning januari-juni 2021.

24 september 2021 Ordinarie styrelsemöte, aktuella ärenden.
Underlag investeringsbudget 2022. Underlag avgifter 2022.
Delårsrapport januari-augusti 2021.

12 november 2021 Ordinarie styrelsemöte, underlag budget 2022. Antagande av affärsplan för 2022.

9 december 2021 Ordinarie styrelsemöte, budget 2022, arbetsordning-årsmötesplan 2022, årsavslutning. Rapport och slutredovisning projekt 2021.

Om inget annat anges i kallelsen genomförs styrelsemöte på Tanums Hamnar ABs kontor Riksvägen 143 A, 457 31 Tanumshede.
Obligatorisk anmälan om deltagande eller anmälan om förhinder skall lämnas till handläggare på Tanums Hamnar AB.